Vivemos um tempo em que já não é possível separar tecnologia dos negócios. O ambiente de trabalho está mudando rápido. Todos nós percebemos: novos softwares, reuniões online, dados para todo lado, menos tempo para tudo. A concorrência observa cada movimento. Nesse cenário, entregar o básico não basta. Precisamos acompanhar, aprender e adaptar. Ferramentas de inteligência artificial já estão transformando a rotina de muitas empresas e, entre as novidades, o Copilot do Microsoft 365 ganhou destaque. Ele não é só uma moda: facilita processos, ajuda a gastar menos tempo nas tarefas do dia a dia e libera quem faz a diferença na equipe para focar no que realmente importa.
Trabalhar de forma inteligente não é mais diferencial. É questão de sobrevivência.
Vamos mostrar como aplicar cinco dicas práticas para aproveitar ao máximo as funcionalidades dessa solução, principalmente em áreas como contabilidade, gestão e setores que lidam com informações o tempo todo. Todas as dicas são testáveis, simples, e podem fazer diferença para qualquer empresa, de qualquer porte.
O trabalho mudou e exige respostas rápidas
Mudanças constantes, muitas tarefas simultâneas, expectativas aumentando: é assim em praticamente todos os ramos. Setores financeiros e de contabilidade, por exemplo, precisam cada vez mais de agilidade, precisão e flexibilidade. Não é só sobre fechar números, é sobre entender, planejar, prever, atender o cliente e, por vezes, gerar insights de mercado.
Segundo a Estácio, a inteligência artificial mudou como lidamos com dados, libera profissionais de tarefas repetitivas e ainda aprimora a comunicação. Ela permite que as pessoas usem o tempo em atividades relevantes. E é justamente isso que soluções como o Copilot vêm oferecer: automação inteligente, integração e sugestões personalizadas.
Dica 1: Automatize tarefas repetitivas e ganhe tempo para o que importa
Todos já sentiram como tarefas rotineiras consomem nosso tempo, responder e-mails padronizados, organizar arquivos, revisar planilhas, reescrever textos prontos. Aqui está o segredo: Com o assistente de IA do Microsoft 365, conseguimos automatizar parte dessas funções e liberar espaço na agenda para o estratégico.
- Redação automática de respostas: Ao receber dúvidas frequentes de clientes, como no setor de contabilidade —, sugerimos ativar o recurso que gera respostas automáticas, baseadas no histórico dos e-mails, agilizando o contato com o cliente.
- Geração de relatórios e planilhas: Em vez de copiar e colar informações em relatórios, é possível pedir ao sistema que organize os dados das planilhas e entregue resumos prontos.
- Classificação automática de arquivos e e-mails: Para escritórios que recebem inúmeros documentos, definir regras para classificar e-mails ou salvar anexos na pasta certa significa ganhar horas na semana.
Esses passos são acessíveis pelo próprio painel do Microsoft 365, sem precisar instalar nada a mais. Ou seja, pequenos pedidos ao assistente digital se transformam em economia de tempo real. Segundo matéria da Revista PEGN, as empresas que apostam em IA conseguem resultados melhores mesmo em equipes reduzidas, pois máquina e pessoa trabalham em conjunto.
Dica 2: Organize reuniões e agendas sem complicação
Um dos maiores desafios em empresas hoje é encaixar a agenda de todos, marcar reuniões e garantir que decisões não fiquem para depois. O Copilot traz uma solução bem interessante: sugestões automáticas de horários, organização de pautas e até elaboração de atas sem esforço manual.
- Agendamento inteligente: Com alguns comandos de voz ou texto, o sistema analisa a agenda dos membros e propõe as melhores datas e horários, evitando conflitos e sobreposições.
- Pautas automáticas: Basta informar os temas e convidados, e o assistente sugere uma ordem lógica, personalizando o roteiro.
- Geração de atas e resumos: Ao término da reunião (seja online ou presencial), o próprio recurso pode registrar decisões, encaminhamentos e responsáveis.
O assistente atua como um secretário proativo, pronto para cada organização de reunião.
Esse ganho é notado em qualquer segmento, mas no contexto da contabilidade, equipes conseguem fechar balancetes em conjunto, revisar lançamentos e aprovar documentos em tempo recorde. E o melhor: nada se perde ou se esquece.
Dica 3: Use sugestões automáticas para impulsionar decisões e projetos
Imagine ter um conselheiro digital que sugere caminhos, aponta erros de digitação, complementa documentos e, o mais interessante, ajuda a gerar ideias para novos projetos ou soluções. É isso que a ferramenta pode entregar usando algoritmos conectados às atividades do Office.
- Sugestões contextuais: No Excel, por exemplo, ao montar planilhas financeiras, o Copilot pode oferecer fórmulas, destacar inconsistências ou recomendar gráficos que facilitam a leitura dos dados.
- Na criação de textos e apresentações: Áreas administrativas e contábeis podem pedir dicas para construir apresentações de resultados, gerar variações de textos para clientes ou criar modelos de contratos automaticamente.
- Ideias para projetos: Durante uma reunião, o sistema pode sugerir temas de discussão, tópicos para o próximo encontro ou até passos para iniciar um planejamento estratégico a partir do que está sendo falado.
Essas interações não são limitadas a especialistas em TI. Gestores, analistas, assistentes e até profissionais do financeiro podem colher ganhos, já que as sugestões vêm do ambiente integrado ao dia a dia. Funciona quase como ter um consultor disponível a qualquer instante.
Dica 4: Resuma conversas, e-mails e documentos longos sem deixar passar nada
Muitas vezes, principalmente em áreas jurídicas e financeiras, acumulamos um volume enorme de informações em e-mails, contratos e relatórios. Resumir rapidamente o principal dessas comunicações pode ser a diferença entre tomar uma decisão no tempo certo ou perder um prazo importante.
- Resumo automático de e-mails: Ao receber uma troca longa de mensagens, o Copilot consegue indicar os pontos centrais e destacar pendências, permitindo foco imediato no que importa.
- Contratos e documentos extensos: Advogados, contadores e administradores podem pedir um resumo com os principais pontos, cláusulas ou datas relevantes, sem precisar reler dezenas de páginas.
- Acompanhamento de reuniões: O sistema gera um sumário do que foi discutido e quais são os próximos passos acordados, facilitando o acompanhamento do andamento dos processos.
Segundo o estudo People at Work 2024 do ADP Research Institute, já existe uma parcela relevante dos profissionais que vê a inteligência artificial como apoio para superar a sobrecarga e focar no resultado. Menos tarefas cansativas, decisões mais rápidas.
Dica 5: Personalize respostas e busque informações sob demanda
Cada setor tem suas perguntas recorrentes, e cada profissional tem um estilo de atendimento. O Copilot permite personalizar respostas, sugerir informações para clientes ou para o próprio time, adaptando o tom da comunicação e a profundidade dos detalhes conforme o contexto.
- Atendimento ao cliente personalizado: Nas áreas de folha de pagamento, fiscal ou financeiro, por exemplo, quem atender pode configurar respostas prontas, mas com ajustes rápidos para cada pessoa.
- Consultas rápidas a dados internos: Ao invés de buscar manualmente planilhas, contratos ou histórico de pagamentos, basta pedir ao assistente e receber a informação organizada.
- Adaptação ao perfil da empresa: Pequenas empresas, contabilidades e setores administrativos, todos podem configurar a ferramenta segundo as suas necessidades, preferências de linguagem e tipo de informação dispensada.
Automatize, sim. Mas mantenha o toque humano ao usar as sugestões do assistente.
Como começar a usar o Copilot no seu negócio?
Para aplicar as dicas acima, nossa sugestão é simples:
- Identifique as atividades mais repetitivas ou demoradas do seu time.
- Reúna o grupo para uma breve conversa sobre os recursos disponíveis no Copilot.
- Estabeleça uma meta para economizar tempo ou otimizar a comunicação, e adapte os recursos às demandas diárias.
- Teste e ajuste: o segredo está em experimentar, reaproveitar modelos e ajustar comandos conforme a cultura da empresa.
- Use os insights gerados para treinar outros setores e, pouco a pouco, espalhar a inteligência pela organização inteira.
Evite esperar resultados perfeitos desde o início. Pequenas melhorias, somadas, trazem uma mudança significativa em poucos meses.
Empresas de todos os portes podem ganhar
Talvez o maior receio ainda seja a adaptação. Muitos temem que a IA vá substituir pessoas ou acabar com vagas de trabalho. Mas, como mostra o estudo da Revista PEGN, a máquina veio para complementar, não substituir. Para negócios que dependem de informações precisas, atender rápido e manter a história organizacional viva, soluções inteligentes ajudam a equipe a ser lembrada pelo resultado, não pelo retrabalho.
Testar, adaptar e melhorar. É esse ciclo que mantém as empresas relevantes.
Profissionais e setores que mais se beneficiam
Ao longo das nossas conversas com parceiros de negócios, vimos setores diversos colhendo ganhos:
- Contadores e analistas fiscais, com resumos automáticos e organização de documentos.
- Recursos humanos, agilizando triagens de currículos e respostas para dúvidas comuns dos colaboradores.
- Equipes comerciais, com geração automática de propostas e acompanhamento de contratos.
- Gestores, ao programar reuniões, reunir resultados e liberar tempo para ações estratégicas.
Conclusão: Teste, adapte e torne seu dia mais leve
Os cinco passos que detalhamos acima mostram que não é preciso ser especialista em tecnologia para começar a usar o Copilot em empresas de qualquer tamanho. O ponto central é identificar oportunidades de aplicação, valorizar o tempo do time e manter a disposição para adaptar as sugestões do assistente digital ao ambiente real.
Resumindo: empresas que automatizam o trivial, organizam melhor reuniões, contam com sugestões para projetos, resumem informações relevantes e personalizam atendimento se tornam mais preparadas, inovadoras e prontas para enfrentar qualquer cenário. O futuro já chegou, e está a apenas um comando de distância. Nossa experiência mostra que quem começa pequeno, colhe grandes resultados mais à frente.
Copilot: seu parceiro para um dia a dia mais simples, organizado e inteligente.
Perguntas frequentes sobre o Copilot
O que é o Copilot do Microsoft 365?
O Copilot do Microsoft 365 é uma ferramenta baseada em inteligência artificial que funciona integrada aos aplicativos do Office, como Word, Excel, Outlook e Teams, ajudando a automatizar tarefas, sugerir conteúdos, organizar informações e gerar respostas personalizadas para facilitar a rotina de trabalho.
Como começar a usar o Copilot na empresa?
Para começar a usar o Copilot, é preciso possuir uma assinatura ativa do Microsoft 365 que contemple o recurso. Dentro das plataformas do Word, Excel, Outlook, Teams, entre outras, basta ativar o assistente digital e, aos poucos, fazer pequenos testes, como pedir a geração automática de resumos ou sugestões de respostas. Adaptar comandos conforme a realidade da empresa traz melhores resultados.
Quais tarefas o Copilot automatiza?
O Copilot automatiza uma série de atividades como: respostas a e-mails, criação e revisão de textos, elaboração de planilhas e relatórios, compilação de agendas, marcação e organização de reuniões, análise e resumo de grandes volumes de dados, além de apoiar reuniões com sugestões de pauta e registro de atas.
Vale a pena investir no Copilot empresarial?
Investir no Copilot pode ser vantajoso quando a empresa deseja reduzir trabalhos repetitivos, ganhar flexibilidade, acelerar a análise de informações e permitir que equipes concentrem esforços no que realmente agrega valor ao negócio. O retorno se dá em tempo economizado, menos erros e maior agilidade nas decisões, especialmente para quem trabalha com prazos apertados e alto volume de dados.
Quanto custa o Copilot para empresas?
O valor do Copilot empresarial pode variar conforme o pacote contratado, número de licenças e recursos incluídos na assinatura do Microsoft 365. Normalmente, existe um custo adicional sobre o pacote convencional, por isso o melhor caminho é consultar o fornecedor do Microsoft 365 para orçamentos atualizados e opções de pagamento.
