A rotina das empresas mudou rápido. Quase toda equipe, hoje, precisa trabalhar de modo integrado, mesmo estando longe, cada um no seu canto. Reuniões, arquivos, recados e projetos praticamente só existem agora no digital, e a sensação de improviso não funciona para sempre.
Surgem dúvidas em conversas com nossos clientes da Altcom Tecnologia todas as semanas: “SharePoint e Teams ou Google Drive e Meet? O que faz mais sentido aqui?” É uma pergunta recorrente e, honestamente, não existe resposta simples. Afinal, são plataformas amplas, com enfoques parecidos em colaboração e gestão, mas com diferenças que afetam o dia a dia de cada negócio.
Neste artigo, vamos mostrar em detalhes como funcionam Microsoft 365 (principalmente SharePoint e Teams) e Google Workspace (com Google Drive, Sites e Meet). Mostraremos como cada uma pode ajudar, limitações reais, contextos de uso e critérios para escolher. Sinta-se à vontade para comparar a partir dos exemplos que compartilhamos, afinal, é fácil se perder entre tantas funções e termos técnicos disponíveis por aí.
O cenário das empresas e a busca por soluções digitais
Quando olhamos a transformação dos negócios nos últimos anos, o que mais escutamos é a busca por agilidade e segurança. Equipes cada vez mais remotas, documentos que precisam ser abertos − e editados − em qualquer lugar, além de demandas fortíssimas por controle de informações.
Escolher a plataforma certa vai muito além de custo; impacta rotina, segurança e resultados da equipe.
Já atendemos empresas que tentaram usar e-mails e arquivos avulsos em nuvens genéricas para organizar tudo, mas viveram problemas: desencontro de versões, informações perdidas, reuniões confusas. Quando decidem investir em plataformas estruturadas, as dúvidas aparecem: priorizar integração, facilidade, flexibilidade ou política de segurança?
Em nossa atuação na Altcom, entendemos que não há atalho. Escolher entre SharePoint/Teams ou Google Drive/Meet é uma etapa essencial para amadurecer a tecnologia no negócio, e não apenas copiar uma tendência do momento.
O que são e como funcionam as principais plataformas?
SharePoint e Teams: colaboração centralizada e segurança
O SharePoint é um portal corporativo da Microsoft, pensado para construir sites internos, intranets, bibliotecas documentais, fluxos de aprovação, gestão do conhecimento e colaboração em equipe. Ele funciona como a “base digital” centralizada da empresa.
O Microsoft Teams é um hub de comunicação: reúne chat, chamadas, videoconferências, grupos de trabalho, armazenamento e integração direta com o SharePoint. Ao criar um time no Teams, já se abre automaticamente um site no SharePoint, onde toda a documentação daquele grupo é controlada e compartilhada de forma segura.
Limites de armazenamento e eventos virtuais também impressionam: segundo manuais do Instituto Federal de São Paulo, cada site no SharePoint pode chegar a até 25 TB por grupo, uploads de 100 GB por arquivo e eventos ao vivo no Teams com até 10.000 participantes.
Google Drive, Sites e Meet: simplicidade e colaboração em tempo real
O Google Drive se destaca pelo armazenamento em nuvem simples e compartilhável. Ele permite criar pastas, compartilhar documentos e planilhas, editar em grupo e abrir arquivos em qualquer dispositivo. Uma escolha recorrente para times que valorizam interface simples e edição simultânea de arquivos.
O Google Sites é o construtor de páginas para quem deseja criar intranets básicas, áreas de recados ou pequenos portais internos. Já o Google Meet serve para reuniões virtuais, muitas vezes acessível em um clique, ideal para reuniões rápidas ou turmas que precisam de flexibilidade de acesso, como destacado pela Superintendência Regional de Ensino de Itajubá.
Principais recursos de cada solução
SharePoint e Teams
- Criação de portais, intranets, sites colaborativos e fluxos de trabalho
- Armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem de maneira fácil, tanto via navegador como direto do explorador do Windows
- Controle de versões e permissões avançadas em cada documento
- Armazenamento robusto para grandes volumes de arquivos
- Chats, videoconferência, chamadas e agendamento de reuniões em um só lugar
- Integração automática com todo o Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Planner, OneDrive, etc.)
- Gestão unificada de times, tarefas, recados e notificações
- Permissões granulares, logs de acesso e compliance corporativo
Google Drive, Sites e Meet
- Armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem de maneira fácil
- Edição colaborativa de documentos, planilhas e apresentações
- Páginas simples para comunicados e documentos básicos via Sites
- Agendamento e realização de videoconferências simples com Meet
- Integração com Gmail e agenda do Google
- Colaboração em tempo real, inclusive com convidados externos
Cada plataforma aposta em recursos diferentes, e a escolha depende do que é prioritário para cada situação.
Quando cada solução faz mais sentido?
Listamos abaixo exemplos do que vemos no dia a dia com nossos clientes, para ajudar a identificar os contextos nos quais cada plataforma costuma funcionar melhor.
Quando SharePoint/Teams tende a ser a melhor escolha?
- Empresas que precisam estruturar processos internos e controlar fluxos de trabalho entre departamentos
- Organizações que possuem muitos arquivos sensíveis, demandam controle de versões ou auditoria de acessos
- Grupos que valorizam portais personalizáveis e regras de permissão bem detalhadas
- Necessidade de comunicação contínua, reuniões com recursos avançados de gestão e acompanhamento em tempo real
- Quando há integração prévia com Windows, Outlook ou outros sistemas Microsoft
Por exemplo, organizações públicas ressaltam os benefícios do Microsoft 365 para conectar equipes, padronizar informações e proteger dados. Já relatamos casos semelhantes ao implantar o Altcom 365 em nossos parceiros.
Quando Google Drive/Meet pode se encaixar melhor?
- Times enxutos ou startups que preferem simplicidade e pouca configuração
- Empresas acostumadas com o uso do Gmail como hub de comunicação
- Projetos temporários ou squads que buscam colaboração em documentos com edição simultânea
- Negócios com pouca restrição de compliance ou que priorizam acesso fácil para terceiros
É comum empresas menores ou consultorias começarem com Google Workspace, justamente pela facilidade de criar, compartilhar e editar arquivos sem grande curva de aprendizado para os colaboradores.
Prós e contras de cada solução
SharePoint e Teams
- Muitos controles de permissão: perfeito para áreas, projetos e setores diferentes manterem sigilo ou fluxo próprio.
- Soluções integradas: integração total com outras soluções Microsoft, inclusive agendas e e-mails.
- Mas pede configuração inicial mais complexa e pode assustar equipes que buscam apenas “subir arquivos e sair usando”.
- Necessita boas práticas de governança para não gerar excesso de burocracia.
- Custos geralmente estão atrelados ao pacote empresarial, mas compensam para equipes médias ou grandes, segundo indicativos do IFSP.
Google Drive, Sites e Meet
- Facilidade de uso: qualquer colaborador entende o básico em poucos minutos, pela interface limpa.
- Colaboração em tempo real: edição simultânea fluida, ótima para revisão rápida de materiais a quatro mãos.
- Limitações de espaço podem surgir em pacotes gratuitos ou institucionais (referência: caso UNIPAMPA).
- Mecanismos de permissão simples, porém com menos detalhamento para políticas de compliance rigorosas.
- Integração direta com Gmail, mas, para muitos recursos extras, exige extensões ou configurações adicionais.
Equipes focadas em segurança e controle precisam de permissão detalhada. Quem valoriza agilidade tende para a simplicidade.
Exemplos práticos no dia a dia
Trouxemos algumas situações típicas, baseadas no que vemos nos projetos e na experiência com nossos clientes:
- Uma rede varejista com equipes em filiais distantes criou um portal SharePoint para documentos padrão, normas e recados para colaboradores. Cada setor acessa só o que precisa, revisões ficam documentadas e a matriz acompanha tudo em dashboards.
- Uma startup de marketing optou pelo Google Drive para compartilhar peças, imagens e propostas temporárias com parceiros externos. A troca acontece direto na nuvem, sem configurações de permissão complexas.
- Grupos de engenharia que precisam de aprovação formal em cada etapa usam o Teams para reuniões gravadas, atas e acompanhamento transparente. O histórico de decisões fica sempre salvo.
- Pequenos consultórios organizam fichas e receitas em pastas Google Drive e marcam videochamadas rápidas pelo Meet, especialmente quando há médicos externos ou plantonistas em outro local.
Detalhamos mais situações e ganhos destes ambientes colaborativos em nosso artigo sobre a colaboração em equipes usando SharePoint e Teams para potencializar resultados.
Critérios para decidir: perguntas que ajudam na escolha
Ao longo dos anos, percebemos que dificilmente uma mesma plataforma atende todos com perfeição. A decisão costuma passar pelos seguintes critérios:
- Controle de permissões é indispensável para minha equipe?
- Os processos internos precisam de fluxos de aprovação, automações ou integrações com sistemas legados?
- Quais são as políticas de segurança e proteção de dados exigidas pela empresa ou setor?
- A colaboração precisa ser aberta a parceiros externos, clientes ou terceiros com acesso facilitado?
- A curva de aprendizado dos colaboradores é uma preocupação?
- Qual o volume e tipo de arquivo que sua empresa gerencia?
- O orçamento permite investir em soluções corporativas, ou há limitação orçamentária?
Essas perguntas geralmente guiam a primeira conversa de análise em nossos projetos, quando vamos avaliar se faz sentido propor o Microsoft 365 com SharePoint/Teams ou Google Workspace.
Existem outros detalhes técnicos e diferenças, como mostramos nesse conteúdo sobre como escolher o Microsoft 365 e melhorar os resultados da empresa.
Segurança, privacidade e suporte: pontos-chave
Segurança e privacidade de dados são questões sensíveis, especialmente porque cada vez mais empresas estão sujeitas a regras, auditorias e políticas rígidas. As duas soluções têm camadas de proteção, mas diferem no detalhamento das permissões, no registro de acessos e auditorias:
- O SharePoint permite logs completos, políticas de compliance, backup integrado e acesso granular. Muito utilizado por setores que precisam do certificado LGPD ou requerem evidências em auditorias.
- O Google Drive oferece criptografia de dados, permissões simples e atualização automática. Ótimo para rotinas menos controladas, mas sem o mesmo universo de detalhes para conformidade regulatória.
Na Altcom, percebemos que empresas preocupadas com ISO, certificações ou que já enfrentaram incidentes migraram para ambientes mais robustos, como o Microsoft 365, justamente por facilitar o monitoramento e a resposta rápida a eventuais falhas.
Outro critério é o suporte: plataformas corporativas costumam oferecer atendimento ágil e voltado a pequenas e grandes necessidades, seja por chat, telefone ou até mesmo consultorias diretas, como destacamos em nossos conteúdos sobre soluções Microsoft.
Custos, expansão e desafios na migração
Embora o aspecto financeiro seja relevante, recomendamos enxergar custo vs. benefício. Na prática, todo investimento em tecnologia deve ser avaliado pelo ganho real em organização, proteção e agilidade:
- Empresas em fase de crescimento ou com grande volume de arquivos precisam estimar o espaço em nuvem, com atenção às quotas praticadas, como exposto pela Secretaria de Educação de SP.
- O processo de migração pode ser simples ou exigir planejamento detalhado.
- É fundamental prever o suporte técnico: personalização, treinamento e acompanhamento após implantação fazem a diferença, especialmente para empresas que nunca utilizaram portais internos ou políticas de inventário digital.
O barato pode sair caro quando não há suporte ou espaço para crescer na sua escolha inicial.
Conclusão: como decidir?
Talvez você queira uma resposta direta. Mas acreditamos, na Altcom, que a melhor plataforma é aquela capaz de ajustar-se às necessidades do seu negócio, crescer junto com a equipe e proteger suas informações. O Microsoft 365 (com SharePoint e Teams) é ideal para quem precisa de controle, governança e integração total. Já o Google Workspace (com Drive e Meet) destaca-se pela simplicidade, flexibilidade e colaboração ágil, sobretudo em ambientes descomplicados ou para times menores.
Recomendamos avaliar o tamanho da equipe, demandas de integração e, claro, o orçamento disponível. Considere também a facilidade de suporte que valorizamos na metodologia Altcom 365, sempre voltada à prevenção de incidentes e acompanhamento próximo. Não tome a decisão no improviso: analise seus processos, peça auxílio especializado e pense a médio prazo.
Se quiser conhecer mais sobre como unir tecnologia segura, prática e integrada ao seu time, fale conosco na Altcom Tecnologia. Nosso propósito é fazer a tecnologia trabalhar a seu favor, amadurecendo resultados e fortalecendo relacionamentos. Venha descobrir qual caminho vai transformar, de fato, a rotina da sua equipe!
Perguntas frequentes sobre SharePoint, Teams, Google Drive e Meet
Qual a principal diferença entre SharePoint e Google Drive?
O SharePoint é uma plataforma para construção de portais internos, intranets e sites colaborativos, com controle avançado de permissões, integrações e fluxos de trabalho. Já o Google Drive foca principalmente em armazenamento de arquivos em nuvem e edição colaborativa, com interface simples e menos opções para customização ou processos complexos. Se sua empresa precisa de intranets robustas, SharePoint tende a ser mais indicado; para colaboração rápida e simples, Drive atende bem.
Como funciona a integração do Teams com o SharePoint?
Cada equipe criada no Microsoft Teams já ganha um site SharePoint automaticamente, onde todos os arquivos compartilhados no time ficam armazenados e organizados. A integração permite acessar documentos durante reuniões, editar arquivos em tempo real e controlar permissões sem sair do Teams. Para empresas que precisam centralizar comunicação e documentos em um só local, é um diferencial significativo.
Google Meet é melhor que Microsoft Teams?
Depende do que se busca: o Google Meet é mais simples, ideal para reuniões rápidas e acessos facilitados, especialmente para convidados externos. Microsoft Teams oferece mais funcionalidades, como gravação, transcrição, gestão de equipes e eventos ao vivo com milhares de participantes. Para rotinas ágeis, o Meet costuma agradar; para contextos estruturados ou eventos grandes, o Teams pode se destacar.
É fácil migrar arquivos para o SharePoint?
A migração pode ser fácil, mas depende do volume de dados e da estrutura atual da empresa. Pequenas equipes conseguem transferir arquivos de maneira simples. Já organizações maiores ou com muitas pastas e permissões precisam de planejamento cuidadoso, processos de validação e acompanhamento técnico.
Qual oferece mais segurança para empresas?
De modo geral, o SharePoint apresenta camadas mais detalhadas de controle, auditoria e compliance, sendo preferido por organizações que exigem maior rigor com compliance e certificações. O Google Drive garante criptografia e segurança robusta, adequado para pequenas e médias empresas. Mas quando o assunto é granularidade, retenção de dados e logs detalhados, SharePoint ganha destaque.
