Quando recebemos um novo funcionário, tudo muda um pouco. É uma fase de adaptação, expectativas e, principalmente, de construção de confiança. Nos últimos anos, o onboarding digital se tornou uma parte básica dessa integração. Mas será que estamos fazendo isso do modo mais seguro e confiável possível?
Em nossa experiência de duas décadas na Altcom Tecnologia, acompanhamos a transformação desse processo bem de perto. Com o crescimento do trabalho remoto e híbrido, ensinamos e aprendemos constantemente sobre maneiras práticas para garantir que esses primeiros passos digitais sejam dados em solo firme.
O que muda com o onboarding digital?
O modelo tradicional de integração de novos funcionários envolvia aquela rotina de tour pela empresa, cumprimentos, formulários impressos e treinamento presencial. Só que, de uns tempos para cá, a chegada de colaboradores passou a acontecer também à distância, e o ritual ganhou novas regras, desafios e – talvez – oportunidades.
No onboarding digital, os sistemas passam a ser a “porta de entrada”. O acesso ao e-mail, ferramentas de trabalho, plataformas contábeis e demais sistemas precisa estar funcionando já nos primeiros minutos. Mas para isso, o roteiro de boas-vindas precisa ser ainda mais cuidadoso, especialmente quando falamos em proteção de dados e prevenção a incidentes.
Segurança não se improvisa: ela começa já no onboarding.
Como garantir onboarding seguro?
A integração digital só faz sentido se for realmente segura, e isso pede alguns cuidados desde antes do funcionário sequer acessar a empresa virtualmente. Ao longo dos anos, criamos práticas que funcionam como barreiras de defesa e também como ponte para o novo colaborador se sentir parte do time.
- Preparar acessos individualizados: Nada de senhas genéricas ou compartilhadas. Cada novo integrante recebe logins únicos e protegidos.
- Contratar sistemas de autenticação forte: Sempre que possível, ativamos autenticação em dois fatores nos principais sistemas, como Microsoft 365 e plataformas cloud.
- Criar políticas claras, comunicando desde o início: O novo colaborador entende regras básicas de conduta digital, o que pode ou não pode ser feito, de acordo com políticas como esta que explicamos em nosso blog.
- Atualizar e isolar equipamentos: Se o computador é da empresa, garantimos que chegue formatado, limpo e com programas de proteção ativos. No BYOD (bring your own device), orientamos sobre instalação prévia de softwares aprovados e firewall ativo.
Quais etapas seguir em um onboarding digital eficiente?
Um onboarding digital não precisa ser complicado. Com um passo a passo bem definido, conseguimos prever entraves e suavizar a chegada do novo colaborador:
- Pré-onboarding: Enviamos comunicações sobre o que irá acontecer, os acessos liberados e quais dúvidas podem ser antecipadas.
- Entrega dos acessos e equipamentos: E-mails, sistemas internos, plataformas de reunião... tudo liberado de acordo com perfil e função.
- Orientações de boas práticas: Explicamos sobre regras de senha, uso de VPN, reconhecimento de tentativas de phishing e onde procurar suporte em caso de dificuldades, algo presente na nossa curadoria sobre segurança da informação.
- Capacitação inicial: Treinamentos em vídeo ou ao vivo, rápidos e objetivos, sobre as plataformas principais.
- Acompanhamento nos primeiros dias: O suporte não acaba na entrega dos acessos. Os primeiros dias são monitorados para garantir adaptação e correção de eventuais falhas de configuração.
- Feedback e melhorias: Após uma semana, buscamos a opinião do novo funcionário sobre o processo, ajustando pontos que possam ter ficado confusos ou inseguros.
Segurança da informação desde o primeiro clique
A Altcom Tecnologia entende que toda empresa carrega em seus sistemas informações muito sensíveis. Por isso, não faz sentido deixar para pensar em proteção só depois que um acesso indevido acontece. No onboarding digital, já projetamos a rotina do novo funcionário para que segurança e estabilidade sejam parte do dia a dia, não um detalhe esquecido.
Implementar políticas de senhas robustas e criar uma cultura de atualização frequente dificulta a vida dos ataques cibernéticos.Esse conceito é reforçado por metodologias próprias, como a Altcom 365, que propõem prevenção a incidentes e acompanhamento frequente do ambiente.
Além das senhas, implantamos:
- Controle de acesso com função bem definida (quem vê e faz o quê)
- Monitoramento dos dispositivos da empresa
- Soluções de backup na nuvem, que garantem recuperação rápida em caso de incidentes
- Treinamentos de cibersegurança integrados ao onboarding
Neste artigo sobre proteção de dados empresariais destacamos como esses procedimentos fazem a diferença não só no início, mas continuamente.
Relacionamento próximo: o diferencial mais humano
Muitas vezes, após o onboarding digital, o funcionário sente-se abandonado diante de plataformas, normas e tanta novidade. A nossa experiência mostra que o acompanhamento constante, inclusive com visitas presenciais planejadas quando possível, cria vínculo e evita falhas futuras.
Tecnologia protege, mas é o contato humano que fideliza.
Parte do nosso propósito enquanto Altcom Tecnologia é construir relações duradouras, ouvindo de perto as dúvidas, sugestões e percepções de cada novo colaborador. Assim, problemas pontuais não viram brechas para ataques ou para ruídos na comunicação.
Ferramentas e plataformas para onboarding seguro
É comum surgirem dúvidas: “Como escolhemos a plataforma certa?”, “Precisa de solução muito cara?”, “Tudo deve ser controlado?”. Nossa resposta costuma ser simples: a segurança começa nas escolhas diárias, e ferramentas conhecidas e bem instaladas – como Microsoft 365, sistemas cloud já auditados e plataformas de suporte técnico qualificadas – costumam dar conta do recado.
- Microsoft 365 para gestão de e-mail, arquivos e colaboração
- Ferramentas de gestão de tarefas e projetos integradas ao calendário e notificações
- Firewall, VPN e antivírus validados pelo time de TI
- Softwares de backup com monitoramento ativo
- Portais corporativos para armazenamento fácil e seguro de documentos e treinamentos
Auditoria e acompanhamento: como manter o ambiente saudável
Onboarding não termina no “bem-vindo”. Empresas que querem garantir segurança de verdade investem em auditorias periódicas dos acessos e práticas, oferecendo reciclagens e simulados de incidentes. Nossa própria metodologia Altcom 365 prevê esse constante olhar atento ao ambiente digital.
Temos orgulho de realizar esse acompanhamento próximo, inclusive detalhando como a gestão de suporte técnico contribui não só para a proteção, mas para a percepção real de valor por parte dos colaboradores.
Dicas rápidas para um onboarding digital sem dores de cabeça
- Documente todo o fluxo do colaborador desde o convite até a ativação dos acessos
- Tenha um canal exclusivo de suporte para novos funcionários nos primeiros dias
- Mantenha backups automáticos ativados antes do primeiro login
- Realize reuniões de feedback e checagem nos primeiros 15 dias
- Atualize manuais conforme surgirem novas plataformas ou ameaças
O segredo está na preparação e no acompanhamento contínuo.
Por que tudo isso faz diferença?
Fazer onboarding digital seguro e eficiente não é só preocupação de TI. É uma demonstração para o novo colaborador de que a empresa valoriza seus dados, sua atuação e sua segurança, desde o primeiro instante.
Além disso, reduzimos custo com retrabalho, evitamos vazamento de informações e construímos, já no início, aquela base de confiança que faz a diferença na retenção de talentos.
Conclusão
Nós, da Altcom Tecnologia, acreditamos que cuidar do onboarding digital é cuidar do coração da empresa. Reforçamos diariamente a importância de um processo seguro, personalizado e próximo – não apenas eficiente, mas realmente humano. Afinal, a maneira como recebemos o novo colaborador diz muito sobre como valorizamos nossa própria cultura e informações.
Se deseja entender mais sobre como aplicar esse modelo em sua contabilidade ou empresa, convidamos você a conhecer nossas soluções, conversar com nosso time ou ler outros conteúdos em nosso blog. Estamos prontos para ajudar sua equipe a começar cada jornada digital com segurança, estabilidade e confiança.
Perguntas frequentes sobre onboarding digital seguro e eficiente
O que é onboarding digital seguro?
Onboarding digital seguro é o processo de integração do novo funcionário ao ambiente de TI da empresa, garantindo que todos os acessos sejam entregues de forma controlada, protegida e alinhada às políticas de segurança da organização. Isso envolve preparação prévia, definição de permissões, entrega de equipamentos confiáveis e orientação sobre boas práticas de uso de sistemas e dados.
Como garantir segurança no onboarding digital?
Para garantir segurança no onboarding digital, recomendamos individualizar acessos, adotar autenticação em dois fatores, fornecer treinamentos sobre proteção de dados e monitorar os primeiros acessos do colaborador. Também sugerimos seguir normas como as que publicamos sobre política de segurança e atualizações constantes dos sistemas.
Quais ferramentas usar no onboarding digital?
Usamos plataformas como Microsoft 365, sistemas cloud aprovados, VPN, ferramentas de backup, softwares de treinamento e portais para o armazenamento centralizado de documentos. As soluções devem ser validadas pela equipe de TI, testadas e receber atualizações frequentes.
Quanto tempo dura o onboarding digital?
O tempo do onboarding digital varia de acordo com a complexidade dos sistemas e o perfil do colaborador, mas geralmente ocorre nas primeiras uma a duas semanas. Esse período pode ser ajustado, conforme a necessidade da empresa e do novo empregado, incluindo sessões de feedback e suporte.
Por que investir em onboarding digital eficiente?
Investir em onboarding digital eficiente previne falhas de segurança, reduz custos, acelera o tempo para o colaborador atuar e fortalece a cultura organizacional. Além disso, passa ao novo funcionário a sensação de pertencimento e confiança, essenciais para o sucesso a longo prazo na empresa.
